退会・データ削除の説明

monoza(以下「本サービス」)で資料やアカウントを削除するときに、どのデータが、いつ、どこから消えるかを説明します。本サービスは株式会社SYNTROPIC(以下「当社」)が運営しています。

このページに示す消去の期限は、当社が設計で定めた目標です。削除の処理の実装と検証が済むまでは、達成済みとはしていません。検証の状況は下記13に記載します。

1. 手続きの種類と概要

• ChatGPT や Claude など当社が対応を示す AI サービスから接続して作った資料も、Web で作った資料と同じ扱いです。資料として保存し、この表の手続きのとおり削除します。

2. どこから、どう消えるか

本番のデータ

• 削除が確定したとき、または期限が来たときに、まずそのデータへのアクセスを止め、その後24時間以内に本番のデータから消去します(設計上の目標)
• 消去の対象は、当社の本番のデータ(データベースの記録、検索のための索引、保存したファイルのすべての版、処理の途中で作った一時的なデータ)です。外部の認証や計測のサービスに送った情報は、下記「外部のサービス」のとおり扱います
• ここでいう消去は、当社が管理できる範囲での消去です。記録媒体を物理的に上書きすることや、クラウドの提供者の内部にある複製が消えることまでは保証しません

バックアップ

• 本番のデータから消去した後、バックアップには最大30日残ります。その後、バックアップからも消えます(設計上の目標)
• バックアップから本番を復元した場合でも、削除したデータが戻らないよう、削除の記録と照らし合わせて消し直します。このために、削除の記録(資料の本文は含みません)を、バックアップの保存期間より7日以上長く保管します(設計上の目標)

外部のサービス

• 委託先ごとに、送った情報、保存の有無、削除の手段、残る期間の上限を確かめ、委託先の一覧に記載します。委託先ごとの保持の条件は「委託先と AI モデル提供者の一覧」に記載しています
• 上記の24時間の目標は、当社の本番のデータについてのものです。外部のサービス(認証・計測など)には当てはまりません
• AI の提供者(OpenAI)のもとで不正利用の監視などのために保持される情報には、当社から個別に削除を求める手段がないものがあります。当社は応答を保存しない設定(store=false)で送信し、OpenAI は不正な利用の監視のために入力と出力を通常最大30日保持することがあります
• 当社のデータベースに保存する生の計測記録は、90日を目標に削除します。外部の計測サービス側の削除の期限は、確認が済み次第記載します。退会の際は、その方に結び付く計測記録の削除を、外部の計測サービスまで追って行います(設計上の目標)

お客様の手元にあるもの

• お客様がダウンロードしたファイルや、ほかの方へ渡したファイルは、当社では回収できません
• ChatGPT や Claude など当社が対応を示す AI サービスの側に残った会話やファイルの扱いは、お客様とそれぞれの提供者との契約によります

3. 資料の削除

• 削除した資料はごみ箱へ移り、7日間は元に戻せます。7日を過ぎると完全に削除し、上記2のとおり消去します
• ごみ箱を経ずに、すぐに完全に削除することもできます。完全に削除した資料は元に戻せません
• 資料の中の変更の履歴は、自動で残る版を30日分まで戻せます。節目として保存した版とダウンロード用に保存した版は、資料がある間残ります
• 次のデータは、資料があっても期限が来たら削除します(設計上の目標)
  • AI が作った案のうち採用しなかったもの: 結果の確定から30日。閲覧しても期限は延びません
  • 描画結果のうち、ダウンロード用に保存した版と最新の描画結果を除くもの: 7日
  • 処理の途中で作った一時的なデータ: 処理の後24時間以内
  • 資料の一括ダウンロード用の ZIP: 作成から24時間
• AI エージェントとの私的な対話と、資料に採用しなかった添付ファイルは、ご本人による削除、退会、組織からの退出、資料の完全な削除のいずれかで消去します

4. 個人の有料プランの解約

• 解約しても、資料は削除しません。資料は、お客様が削除するか退会するまで保存します(休眠のアカウントを除きます。下記11)。保存数が無料利用の上限を超えていても既存の資料は消さず、新しい資料の作成だけを止めます
• 解約しても、お支払い済みの期間の末日までは有料プランを使えます
• 資料を消したい場合は、資料の削除か退会の手続きをしてください
• 解約と退会は別の手続きです

5. 組織からの退出と除名

• 退出または除名の時点で、その組織の資料へのアクセスは止まります。事前にダウンロードを案内したり、取得の猶予を設けたりはしません
• 組織で共有していた資料は、組織に残ります
• 組織の中で「自分だけ」にしていた資料は、管理者へは移さず、ご本人にも管理者にも見えない状態で30日保管します。30日以内に同じ方が組織に再び加わり、オーナーか管理者が戻す操作をした場合は、ご本人へ戻せます。30日を過ぎると削除します。退会した場合は、30日の保管を待たずに削除の対象になります(下記8)
• AI エージェントとの私的な対話と添付ファイルは、再び加わっても戻りません
• 組織の中の「自分だけ」の資料は、本サービスの上では組織の資料として扱います。退出の後に持ち出せることは保証しません

6. 組織の契約の終了

• 起点
  • 通常の解約: お支払い済みの期間が満了した日時
  • お支払いがない場合: 更新のお支払いの期限から14日の猶予が満了した日時(更新のお支払いの期限から削除の開始までは104日です)
• 終了から90日間は、現在の権限のまま、資料の閲覧と、作成済みの .pptx・PDF のダウンロードだけができます。オーナーは、この期間中も組織の資料の一括ダウンロード用の ZIP を作り直せます。ZIP は、作るたびに作成から24時間で削除します
• 90日の期限が来たら利用を止め、本番のデータを24時間以内に消去します。バックアップには、その後最大30日残ります(設計上の目標)
• 期限の前に同じ組織で再び契約した場合は、資料を削除せず、元のとおり使えます。期限の後は戻せません
• オーナーは、期限を待たずにいつでも組織を削除できます(下記7)
• お知らせは、終了の時、削除の14日前、削除の7日前、本番のデータからの削除が終わった時の4回、組織に所属する全員にメールで送ります。お知らせには、資料の名前、本文、未払いの金額は書きません
• お知らせが届かなかったり読まれなかったりしても、期限は延ばしません。届かない状態が続く場合は、ほかのオーナーと管理者へ知らせます
• 利用規約の変更に同意されず契約が更新されずに終了した場合も、この節のとおりです。この場合、購入済みのクレジットの未使用分は払い戻します(「料金と販売条件」の10)
• 個人の有料プランの終了には、この扱いは当てはまりません(上記4)

7. 組織の削除

• オーナーが組織を削除すると、猶予の期間を置かずに、直ちにアクセスできなくなります。本番のデータは24時間以内に消去します(設計上の目標)。削除した組織は元に戻せません
• 組織の資料の一括ダウンロードは、オーナーだけが行えます。削除の前にダウンロードしてください

8. 退会

• 退会の手続きは、次の順で進みます: 本人の確認(再認証)、資料のダウンロードのご案内、退会の確定
• 退会の確定の前に、個人の残っているクレジットの量と有効期限を表示し、期限まで使える解約の手続きとの違いをご案内します
• 退会が確定すると、直ちにすべての端末でそのアカウントを利用できなくなります。同時に、そのアカウントの個人の有料プランは終了し、個人の残っているクレジットは失効し、データの削除が始まります。お支払い済みの期間が残っていても、利用規約第22条に定める返金と払戻しの場合を除き、返金はありません。法令にもとづく解除、取消し、返金の権利を制限するものではありません
• 組織の契約と組織の残高には影響しません。お支払いを担当するオーナーが退会しても、組織の契約は終わりません
• 本番のデータは24時間以内に消去します(設計上の目標)。猶予の期間はなく、元に戻せません
• 同じメールアドレスで再び登録しても、以前の資料、組織への所属、残高は戻りません。Trial のクレジットもあらためて付与しません
• 組織の最後のオーナーは、ほかのオーナーを決めるか組織を削除するまで退会できません
• 組織で共有していた資料は、組織に残ります。組織の中で「自分だけ」にしていた資料と AI エージェントとの私的な対話は、退出・除名のときの30日の保管を待たずに、退会の時点で削除の対象になります。ほかの方の資料には影響しません

9. 削除の後も残るもの

次の情報は、上記の削除の後も、それぞれの目的と期間に限って保管します。

• 操作の記録(監査ログ): 資料の本文を含まない操作の記録を、365日保管します。退会の際は、その方を識別する情報を除きます。組織を削除しても、保管の期間の中は残ります
• 利用規約などへの同意の記録: 契約の内容と同意の事実を確かめるため、利用者の識別子、同意した文書の版、同意の日時(組織の契約では組織の識別子と担当者)を、契約の終了から10年保管します。端末の情報(IP アドレスやブラウザの種類)と資料の本文は含めません
• 請求・会計・紛争への対応の記録: 法令に定める期間など、必要な期間保管します。資料の本文は含めません。項目は請求と決済の記録、領収書の宛名、請求先の情報で、期間は取引の日から10年(会社法と税法が定める保存期間に合わせます)
• Trial の再付与を防ぐための記録: 確認済みのメールアドレスを、当社だけが持つ鍵で変換した値と、付与の記録を、本サービスを提供する間、退会の後も保管します。この値は匿名の情報ではなく、同じメールアドレスで登録されたときに照合できる情報です。この記録は、利用状況の分析には使いません
• 削除の記録: 何をいつ削除したかの記録を、資料の本文を含めずに、バックアップの保存期間より7日以上長く保管します(上記2)
• 事故の対応の記録: 個人データの漏えい等の事故が起きた場合の対応の経過と、報告・通知の控えを、資料の本文を含めずに、事故の終結後5年保管します。証拠として保全するデータの複製は、法令と契約にもとづく根拠と消去の条件を別に定めて扱います
• 削除の受付の控え: 削除を受け付けたときに、進み具合を照会するための控えを表示します。控えを端末に保存するかはお客様が選べます。照会できる期間は、削除を受け付けた時から、完全な削除・退会・組織の削除は38日、通常の削除(ごみ箱)は45日、組織からの退出・除名は68日です(保管の猶予0日・7日・30日に、本番の消去1日、バックアップ30日、確認7日を足した期間)。対象が複数あるときは最も長い期間を使い、期間の延長はできません。いつまでも照会できるわけではありません(設計上の目標)

10. 元に戻せる期間のまとめ

• 「戻せない」とした場面では、データがバックアップに残っている間であっても、お客様のご依頼で戻すことはできません。バックアップに残っている期間と、元に戻せる期間は別のものです

11. 休眠

• 無料でご利用のアカウントで、24か月間ログインや操作がない場合は、休眠のアカウントとして扱います
• 休眠のアカウントは、登録メールアドレスへ30日前にお知らせしたうえで、アカウントと資料を削除することがあります
• 削除した場合は、上記2の手順で消去し、元に戻せません。Trial の残りのクレジットも消えます

12. 削除の前のダウンロード

• 資料は、.pptx と PDF でダウンロードできます。組織の資料の一括ダウンロードは、オーナーが行えます
• 一括ダウンロード用の ZIP は、作成から24時間で削除します(設計上の目標)。早めにダウンロードしてください。組織の契約が終わった後の90日間も、オーナーは ZIP を作り直せます(上記6)

13. 削除の検証の状況

• このページの消去の期限は、設計上の目標です。削除の処理の実装と検証が済んだ時点で、結果をここに記載し、「目標」の表記を改めます。
• 期限までに消去できなかった場合は、消去が済んだと表示せず、事故として調査します

14. お問い合わせ

• 削除とデータの扱いに関するお問い合わせ: support@monoza.ai
• 受付時間: 平日10:00〜17:00(日本時間)。土曜・日曜・祝日と年末年始は休業日です
• 削除の進み具合を照会する場合は、上記9の控えをお手元にご用意ください