monoza のセキュリティと資料の取扱い

monoza(以下「本サービス」)に資料を預ける前に確かめていただけるよう、お預かりするデータの扱いを、保持・学習への利用・所在・暗号化・アクセス・ログ・削除の7つの項目と、補足の項目にまとめました。本サービスは株式会社SYNTROPIC(以下「当社」)が運営しています。

このページには、当社が契約・設定・設計で定めた取扱いを書いています。内容を改めた場合は、改定日とともにこのページでお知らせします。

1. 保持(お預かりするデータと期間)

• お預かりするもの
  • アカウントの情報: 表示名、確認済みのメールアドレス
  • 資料: 本文、構成、資料に採用した添付ファイル、作成したスライドとダウンロード用に保存したファイル。AI エージェントとの私的な対話と、資料に採用していない添付ファイルは、資料とは別に扱います(下記7)
  • 利用と契約の記録: Page クレジットと Agent クレジットの付与と消費の記録、購入の記録
  • 操作の記録: 下記6
• 資料は、お客様が削除するか退会するまで保存します。ChatGPT や Claude など当社が対応を示す AI サービス(以下「ホスト AI」)から接続して作った資料も同じです。個人の有料プランを解約しても、資料は自動では削除しません
• 次の場合は、上の原則と異なる期間で削除します。詳細は「退会・データ削除の説明」に記載しています
  • 組織の契約が終了した場合: 組織の資料を契約の終了から90日後に削除します
  • 組織から退出した場合や除名された場合: 組織の中で「自分だけ」にした資料を、30日間保管した後に削除します。AI エージェントとの私的な対話と資料に採用していない添付ファイルは、この30日の保管には含めず、退出・除名の時点で削除の対象になります
  • 無料利用のアカウントで24か月間ログインや操作がない場合: 休眠として扱い、登録メールアドレスへ30日前に通知したうえで、アカウントと資料を削除することがあります
• データベースは自動でバックアップを取得しています。バックアップは東京リージョンに置き、現用のデータを削除した後、最大30日で消去します(設計上の目標)
• AI による処理のために送った内容は、AI の提供者(OpenAI)の API の規約に従って、不正利用の監視などのために提供者のもとで一定期間保持されることがあります。当社は応答を保存しない設定(store=false)で送信し、OpenAI は不正な利用の監視のために入力と出力を通常最大30日保持することがあります

2. AI の学習への利用

• 資料の作成に使う AI の処理には、OpenAI の API を使っています。本サービスで利用できる AI モデルとその提供者は当社が定め、委託先の一覧とヘルプに示します
• OpenAI の API へ送られたデータは、OpenAI のモデルの学習には使われません
• 当社がお客様の資料を製品の改善に使うこともありません。資料、対話、添付したファイル、作成したファイルを、当社の分析や評価、AI の学習に使いません
• 学習に使われないことと、提供者のもとに一定期間保持されることは、別の条件です(上記1)
• ほかの委託先での学習への利用の条件は、委託先の一覧に記載します
• ホスト AI から接続して使う場合の、ホスト AI の側での学習の扱いは、下記9をご覧ください

3. データの所在

• 資料とダウンロード用のファイルの主な保存先(データベースとファイルの保存領域)と、本サービスを動かす実行環境は、Google Cloud の東京リージョン(asia-northeast1)に置いています
• バックアップとログも、東京リージョンに置いています
• AI による処理、ログインの認証、決済などの外部のサービスでは、日本の国外で処理されることがあります。各委託先の処理地域は、委託先の一覧に記載します
• すべての処理が日本の国内で完結するものではありません

4. 暗号化

• 本サービスとの通信は、TLS で暗号化しています
• 保存しているデータは、Google Cloud の保存時の暗号化で保護しています。お客様が管理する暗号鍵(顧客管理鍵)には対応していません
• 作成したファイルの保存領域は、一般への公開を禁止する設定にしています
• ログインの状態は、署名つきの識別子だけを入れた、ブラウザのスクリプトから読めない設定の Cookie で保持します。Cookie に氏名やメールアドレスは入れません
• クレジットカードの番号は、決済代行サービスの決済画面で入力していただきます。当社のサーバーを通らず、当社では保存しません

5. アクセスの管理

お客様の側

• ログインは Google アカウントか、メールで届く確認コードで行います。monoza 専用のパスワードはありません
• 認証アプリを使う2段階認証を設定できます。組織のオーナーは、組織の利用者に2段階認証を必須にできます。
• 組織には、オーナー・管理者・メンバーの3つの役割があります。組織の資料を開ける範囲は、組織への所属と、その資料のフォルダの権限で決まります。資料を作成した人であっても、組織から退出したり除名されたりすると、その組織の資料は見られなくなります
• 組織の中で「自分だけ」にした資料と対話は、組織のオーナーも見られません。ただし、これは画面と権限で他の利用者に見せない仕組みで、暗号の技術によって運営者からも読めなくする仕組みではありません

運営者の側

• 障害や問い合わせの調査は、資料の本文を含まない情報(ID、処理の経過、エラーの内容)で行うことを原則としています
• 調査に本文が必要な場合は、権限を持つお客様の同意を得て、目的・対象・期限を限って確認し、取得・閲覧・削除を記録します。
• 組織の管理者が同意できるのは、その管理者が自分で閲覧できる組織の資料に限ります。ほかの方の「自分だけ」の資料や、共有していない対話は、この同意の対象になりません
• 緊急時を含め、「自分だけ」の資料への例外的なアクセスや、ご本人であることを確かめられない場合の救済(アカウントの引き渡しなど)は行っていません
• 運営のための操作は、限られた担当の権限と再認証を必要とし、操作を記録します。

6. ログ(記録)

• 操作の記録(監査ログ): 招待、権限の失効、役割の変更、課金の変更、削除などの操作を、資料の本文を含めずに記録し、365日保存します。組織の管理者が直近90日分を画面で確認できる機能は、提供の開始後に用意する予定です
• ファイルをダウンロードするための URL は、アクセスの記録から除いています
• サービスの動作の記録(運用ログ)は30日保存します。資料と対話の本文、AI への指示と出力、添付ファイルの名前、認証の情報、URL の問い合わせの部分は記録しません
• 製品の利用状況の計測では、資料の本文、顧客名、ファイル名、メールアドレスを計測先に送りません。計測は当社のサーバーから送り、端末から計測先へ直接送ることはしません

7. 削除

• 退会、資料の削除、組織からの退出、組織の契約の終了のそれぞれで、どのデータをいつ消すかは「退会・データ削除の説明」に記載しています。そこに示す期限は設計上の目標で、削除の処理を確かめるまでは、達成済みとはしていません
• 退会すると、資料とダウンロード用のファイルを当社のサーバーから削除します。退会の前に組織の共有フォルダに保存した資料は、組織に残ります
• お客様がダウンロードしたファイルや、ほかの方へ渡したファイルは、当社では回収できません

8. 委託先と AI モデルの提供者

• 本サービスの提供のために利用している外部のサービス(委託先)と AI モデルの提供者は、「委託先と AI モデル提供者の一覧」に、役割・扱う情報・処理地域・保持と学習への利用の条件・契約の根拠とあわせて掲載しています
• ウェブサイトの問い合わせフォームの送信には Cloudflare Workers を、不正な送信の防止には Cloudflare Turnstile を利用しています。情報の取扱いは、プライバシーポリシー、委託先の一覧、外部送信に関する公表事項をご覧ください
• 委託先を追加・変更する場合の告知の方法も、委託先の一覧に記載しています

9. ホスト AI から接続する場合

• 接続は、お客様がご自身のホスト AI の環境から設定します。接続の際は、monoza のアカウントでの認可が必要です
• 本サービスが受け取るのは、ホスト AI が本サービスに渡す資料の構成と、ホスト AI が添付ファイルから取り出した内容、接続の認可を確かめるための情報です
• 本サービスが返すのは、作成の状況、資料の要約、作成したファイルの識別子、ファイルをダウンロードするための一時的なリンク(有効な時間と回数に制限があります)です。本サービスの内部の保存場所は返しません
• ホスト AI から作成した資料は、接続の認可の際に定めた作業場所の資料として保存し、Web で作った資料と同じに扱います(実装の確認は上記1)
• ホスト AI の側での保存と学習への利用は、お客様とホスト AI の提供者との契約によります。ホスト AI の提供者は当社の委託先ではありません
• 接続を解除するには、本サービスの設定の画面で「すべての端末と連携を失効」を行います。ホスト AI の側の接続の設定の削除は、各ホスト AI の手順によります

10. 事故や障害が起きた場合

• 個人データの漏えいなどの事故が起きた場合は、法令にもとづく報告を行い、影響を受ける個人情報のご本人へ、法令に従ってお知らせなどを行います
• 法人のお客様から取扱いの委託を受けた情報に事故が起きた場合は、速やかにそのお客様へお知らせし、対応に協力します。個別の契約で通知の期限を定めている場合はその期限を守り、法令にもとづく報告と通知も行います
• 障害の状況は、本サービスとは別に当社が Cloudflare の基盤に置く状態のお知らせのページで案内します。URL は提供開始時に掲載します
• 計画的な停止は、原則として7日前と24時間前にお知らせします

11. お問い合わせ

• セキュリティとデータの扱いに関するお問い合わせ: support@monoza.ai
• 電話: 080-6261-7824(時間外は留守番電話で受け付け、翌営業日に折り返します)
• 受付時間: 平日10:00〜17:00(土曜日、日曜日、祝日、年末年始を除きます)